收藏！企业知识产权管理实操指南

知识产权部门在公司中隶属关系一般有三种：一是隶属研发或科技管理部门，该模式的优势是靠近研发团队，有利于知识产权挖掘、申请等工作，缺点是层级较低，与市场、销售部门协作较少；二是隶属行政或法律部门，该模式在知识产权的对外许可、合作、纠纷处理上有较大优势，但无法及时跟进研发情况；三是直属决策层，该模式下知识产权管理部门层级较高，直接影响企业商业和产品战略的制定。[1]

从内部职能划分看，可以按照知识产权类型、地域、产品线、客户群等维度进行划分。

许多刚成立的企业可能没有知识产权部门或在研发部门设置知识产权管理部门；规模适中的成熟企业则多在行政或法律部门设置知识产权部门；许多跨国企业则选择在总部决策层设置负责知识产权的副总裁，参与企业战略制定，并按照区域设置不同的下级知识产权管理部门，下级知识产权部门人员在职能分工时会同时采取多种划分标准，形成矩阵，比如，A区域某一产品线上的专利权问题由X工作人员负责；B区域某一行业的商标许可问题由Y工作人员负责等。

整体而言，企业知识产权部门的设置和分工是根据企业的发展不断成熟和复杂化。企业需要根据自身的情况适时选择和调整知识产权部门的设置和分工。

针对人员配置，《企业知识产权管理规范》提出最高管理者—授权代表—专职人员或机构的三层管理机制。

最高管理者是企业知识产权管理的第一责任人，具体负责以下工作：

通过以下活动实现知识产权管理体系的有效性：

最高管理者应批准、发布企业知识产权方针，并确保方针：

最高管理者应确保:

最高管理者应针对企业内部有关职能和层次，建立并保持知识产权目标，并确保：

最高管理者应批准建立、实施并保持形成文件的程序，以便：

最高管理者应定期评审知识产权管理体系的适宜性和有效性。

最高管理者应在企业最高管理层中指定专人作为管理者代表，授权其承担以下职责：

《企业知识产权管理规范》还要求企业建立知识产权管理机构并配备专业的专职或兼职工作人员，或委托专业的服务机构代为管理，承担以下职责：

其他管理机构负责落实与本机构相关的知识产权工作。同时，企业应当明确知识产权工作人员的任职条件，并采取适当措施，确保从事知识产权工作的人员满足相应的条件。

企业知识产权管理涉及员工的部分主要是职务作品的归属和保密问题。《企业知识产权管理规范》规定，企业应通过劳动合同、劳务合同等方式对员工进行管理，约定知识产权权属、保密条款；明确发明创造人员享有的权利和负有的义务；必要时应约定竞业限制和补偿条款。

另外，《企业知识产权管理规范》提出，对新入职员工进行适当的知识产权背景调查，以避免侵犯他人知识产权；对于研究开发等与知识产权关系密切的岗位，应要求新入职员工签署知识产权声明文件。对离职的员工进行相应的知识产权事项提醒；涉及核心知识产权的员工离职时，应签署离职知识产权协议或执行竞业限制协议。

针对竞业限制协议，需要提示的是，第一，企业需要就竞业限制安排向离职员工支付竞业限制补偿金。《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（四）》：“第6条 当事人在劳动合同或者保密协议中约定了竞业限制，但未约定解除或者终止劳动合同后给予劳动者经济补偿，劳动者履行了竞业限制义务，要求用人单位按照劳动者在劳动合同解除或者终止前十二个月平均工资的30%按月支付经济补偿的，人民法院应予支持。前款规定的月平均工资的30%低于劳动合同履行地最低工资标准的，按照劳动合同履行地最低工资标准支付。”第二，竞业限制的期限不能超过二年。《劳动合同法》 第二十四条规定：“在解除或者终止劳动合同后，前款规定的人员到与本单位生产或者经营同类产品、从事同类业务的有竞争关系的其他用人单位，或者自己开业生产或者经营同类产品、从事同类业务的竞业限制期限，不得超过二年。”

此外，《企业知识产权管理规范》提出，企业应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：

对于知识产权的重要性及日常涉及知识产权问题的企业内部审批流程，企业应当在员工入职时、以及入职后定期提供培训，确保企业员工按照企业制度处理与知识产权相关的问题。《企业知识产权管理规范》要求企业组织开展知识产权教育培训，包括以下内容：

另外，企业可以针对有贡献的员工或违纪员工设置奖惩制度。《企业知识产权管理规范》即规定：企业应明确员工知识产权创造、保护和运用的奖励和报酬；明确员工造成知识产权损失的责任。

一般而言，企业可以针对专利、商标、著作权、商业秘密设置内部管理规章，具体可包括以下内容：

知识产权的日常管理工作包括知识产权保护战略的制定、相关知识产权权属登记及管理、许可管理等方面的工作，一般由知识产权管理部门牵头负责。《企业知识产权管理规范》提出，企业应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：

《企业知识产权管理规范》还提出，企业应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：

1.原创性审核和验证。企业在投放新产品或在微博、微信等社交平台上发布图片、文章时，应进行原创性审核及验证，了解产品或信息、图片是否包含有第三方代码、产品、信息、图片等，或者是否包含开放性源代码。如果产品或所含技术与已有技术重合，或微博、微信等社交平台上发布的图片、文章属于第三方，则面临知识产权侵权风险。

一般而言，原创性审核有三种审核方式：申请人自己通过公开渠道或专用检索软件进行检索；申请人向知识产权主管部门提交检索申请；申请人委托合格专业检索机构进行检索。

大量的专利数据可以从网站获取，如欧洲专利局网站、美国专利与商标局网站以及其他国家的专利局网站。欧洲的Espacenet 数据库免费检索服务提供一亿多件专利文件，其中大部分是正在申请的专利，数据库中还包括中日韩的专利和实用新型文件检索。例如北京市知识产权局《企业海外知识产权预警指导规程》中汇总了常用的专利检索和分析工具，企业可作参考。

在进行专利检索时，可以首先尝试关键词检索，通过专业术语、发明者姓名、申请者或是被授权者姓名、专利类别等进行检索。如果关键词检索没能获得相关结果，可尝试通过专利分类进行检索。WIPO、Espacenet网站上都有自己关于管理分类系统的详细介绍。

2. 产品负责人的认定。产品负责人是最了解产品研发、生产细节的技术人员。在产品质量维护、知识产权申请备案上起到重要作用，尤其是，在发生知识产权侵权争议时，快速找到产品负责人可以有效帮助企业分析侵权诉求、收集和准备诉讼材料。因此，企业对产品负责人、产品研发过程、研发文档等信息都应有留底记录。

3. 产品及所包含的知识产权的权属登记。产品知识产权的权属登记一般由知识产权管理部门负责。知识产权管理部门需要与产品负责人、代理机构一起合作，完成知识产权的权属登记。

4. 产品所包含的知识产权生命周期管理。知识产权管理部门需要对企业知识产权进行实时追踪，负责知识产权申请、知识产权年费缴纳、知识产权的定期清理、知识产权侵权预警等方面的工作。

5. 产品所涉及的知识产权争议的管理。在第三方侵犯企业知识产权或企业收到第三方的侵权通知时，知识产权管理部门应当第一时间介入，与业务部门、法律部门合作共同解决知识产权争议。企业应当告知员工与知识产权侵权相关的通报渠道及具体联系人。

知识产权合同的管理包括对已签署的合同履行状况的监控，如专利许可是否到期，被许可方是否超范围使用等。《企业知识产权管理规范》提出，企业应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：

《企业知识产权管理规范》还要求：

根据《企业知识产权管理规范》，投融资活动前，应对相关知识产权开展尽职调查进行风险和价值评估。在境外投资前，应针对目的地的知识是产权法律、政策及其执行情况，进行风险分析。

企业重组工作应满足以下要求：

涉外贸易过程中的知识产权工作包括：

此外，《企业知识产权管理规范》还针对立项、研发、采购、生产、销售和售后阶段提出了具体工作要求：

企业还需要加强办公及及IT系统管理，包括设置门禁及监控系统，设置IT系统的管理及授权，对核心技术及产品采取安保措施。

《企业知识产权管理规范》即规定，企业应根据需要配套相关资源，以确保知识产权管理体系的运行：a) 软硬件设备，如知识产权管理软件、数据库、计算机和网络设施等；b) 办公场所。

在具体落实中，企业在建立本企业局域网系统或建立进入国际互联网系统时，应当对计算机的外部通讯线路采取特别的防护技术措施，如设立识别码和密码认证、防火墙、档案加密等；对涉密计算机上网应当严格控制，以防止涉密信息通过互联网传输泄漏。将企业的研发中心、档案室、资料室等有关商业秘密的部门确定为涉密区域，将该区域与企业生产、办公场所中的普通区域以明显警示标志隔离，规定无关人员不得随意进入，以尽可能地减少知晓企业商业秘密的人员。同时加强门卫管理制度，建立保安系统以及来访人员登记制度，对来访者应当验明身份，问清来访事由，不让无关人员特别是竞争对手随便进入企业。对来访人员参观企业要有所限制，对外来人员驻留、参观、来访等活动严格管理，谢绝来访者参观、摄影、摄像涉密区域或信息等。

《企业知识产权管理规范》提出企业知识产权管理体系文件应当包括知识产权方针和目标、知识产权手册、形成文件的程序和记录。其中，“知识产权手册”包括知识产权机构设置、职责和权限的相关文件；知识产权管理体系的程序文件或对程序文件的引用；知识产权管理体系过程之间相互关系的表述。“形成文件的程序”，是指建立该程序，形成文件，并实施和保持。

同时，《企业知识产权管理规范》要求对外来文件和知识产权管理体系记录文件应予以控制并确保：对行政决定、司法判决、律师函件等外来文件进行有效管理，确保其来源与取得时间可识别；建立、保持和维护记录文件，以证实知识产权管理体系符合本标准要求，并有效运行；外来文件与记录文件的完整性，明确保管方式和保管期限。

《企业知识产权管理规范》还提出，企业应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：

《企业知识产权管理规范》提出，企业应设立知识产权经常性预算费用，以确保知识产权管理体系的运行：

《企业知识产权管理规范》提出，企业应当策划并实施下列方面所需的监控、审查和改进过程：

从知识产权管理角度而言，企业在选择供应商和采购产品、技术时，应当关注以下几个方面：

1. 供应商选择。企业对供应商的选择应当关注其在知识产权保护方面的声誉及记录，是否涉及可能影响合同履行的知识产权诉讼的相关声明，以及供应商实际承担责任的能力。

2.产品/服务/解决方案/劳务。企业需要了解采购产品的相关登记或许可文件是否齐备，评估产品在相关市场是否是成熟产品、是否可能面临侵权诉讼风险。

3. 进出口管制方面的审核。企业需要了解采购的产品和技术是否涉及进出口管制。具体内容可参见系列丛书《中国企业出口合规指南》。

4.供应商合同。企业需要在供应商合同中针对知识产权归属、侵权责任、知识产权争议的处理流程、开源代码软件设置具体规定。例如，在二次开发合同中是否针对演绎作品作出明确规定、是否有许可回授条款；在供应商提供的产品侵犯第三方知识产权时，供应商的责任和赔偿范围是多大（如是否需要参加应诉，是否应当赔偿律师费、侵权赔偿损失、诉讼费、公证费、和解金额等）；供应商是否可以提供修改代码、替换产品、购买许可、退货等救济措施；如涉及开源代码，相关许可条款的具体要求是什么，等等。

5.供应商知识产权相关争议管理。企业需要了解供应商曾经发生、正在进行或可能发生的知识产权争议，并对这些风险对相关合同的影响作出评估。例如，如果采购的商品曾经发生过诉讼，则诉讼中供应商的举证情况及裁判结果可以对知识产权的有效性、稳定性提供评估依据。

(一)  客户合同

企业向客户提供产品、技术或服务时，需要在合同中对知识产权和保密做详细约定，包括

企业在与客户的合同中可将成果区分为已有作品、已有作品的衍生作品、作为交付成果的新创作品、合同外新创作品、提供服务中使用的工具或第三方作品、共同创作的作品，并针对每一类不同的作品约定知识产权归属。

其中，已有作品是针对在项目合作之前既已存在，由项目一方带入项目，并作为交付成果一部分的作品。这部分作品的知识产权归属于带入方或第三方，但为了保证客户对交付成果的使用，需要授予使用许可。已有作品的衍生作品可同此安排。

作为交付成果的新创作品是在合作项目下新创作出来的产品或技术，并且依照合同约定应当交由客户使用。大部分客户会要求获得此部分作品的知识产权，企业则需要考虑是否会在此后需要在别的项目中使用，如果需要，企业至少需要一个许可回授安排。

合同外新创作品是企业在向客户提供服务过程中可能研发出来的新的专有产品或技术，但这些产品和技术不在项目交付范围之内。依据“谁创作谁所有”的原则，企业一般会保留此部分作品的知识产权。

对于提供服务中使用到的工具或第三方作品，一般由第三方所有，企业需要确保获得恰当的使用许可及其分许可，确保不影响用户对最终交付成果的使用。

共同创作作品的知识产权一般会约定为共有，这就涉及不同权利主体的权利划分及对作品的处分权，申请、登记、许可、处分等环节都涉及复杂的沟通，因此有的企业仅接受特定情形下的知识产权共有，其他情形下要么获取完整知识产权，要么要求许可回授。

如果涉及知识产权许可，需要明确许可人和被许可人、被许可的知识产权、许可范围（企业内部还是企业外部）、许可年限、许可用途、许可费用、许可地域，以及是否附加限制（如不得转出口至受制裁国家等）。

知识产权侵权条款一般包括三项内容，第一个是有关知识产权侵权的保证和陈述；第二个是责任承担，包括承担责任的前提，责任承担的方式，免责事项等；第三个是知识产权侵权争议的处理流程。

知识产权的地域性以及知识产权筛查不可能覆盖全球每一个角落的特点，决定了权利人较难保证知识产权绝对不侵犯第三方知识产权，因此大部分知识产权人仅能保证不会故意侵犯已知的知识产权。如果企业提供的成果侵犯了第三方的知识产权则涉及侵权责任的承担及争议处理流程。就处理流程而言，因为企业作为成果提供方，较为熟悉和了解成果的构成和产生过程，因此由企业承担费用代客户进行应诉和抗辩较为合理，但这需要客户及时通知企业，并在应答和抗辩过程中与企业保持充分有效的沟通。为保证应诉的及时有效，部分诉讼决策权还应交由企业掌控。双方还可在合同中对律师费、诉讼费、和解金额、公证费、赔偿金等可能发生的费用提前约定承担方式。

针对企业的商业秘密，还需要设置保密条款，具体包括保密信息的界定和排除事项、保密期限、保密措施、违反保密义务的责任等。

企业在授予客户许可时可以保留合规审计的权利，以确保客户在合同约定范围内使用软件。为此，企业需要在合同中对合规性审计的间隔（多久进行一次）、审计内容、客户应提供信息、对违规行为的处罚措施等进行提前约定。

如果企业的产品或技术涉及进出口，则企业和客户还需要遵守适用的进出口管制法律。例如如果企业的产品包含美国的技术或零部件，则有可能受到美国政府的管制，客户在转出口、使用用途、服务对象等方面均会受到美国政府的出关管制。因此双方有必要在合同中对进出口管制进行约定。具体内容参见系列丛书《中国企业出口合规指南》。

如果企业的产品或技术涉及开源代码，则需要将开源代码的许可条款纳入合同中，并针对开源代码设计侵权免责声明。

企业在经营过程中，可能会涉及与高校、科研机构的联合研究、科研项目赞助等合作。针对这一类合作，企业需要注意两方面问题：第一，关于科研成果的归属、利益分成安排；第二，从反腐败角度而言，此类非商业性合作是否具有合理性、是否涉及获取不正当商业机会的非法目的、是否有准确的账簿记录和经过内控合规部门的审批。

企业在知识产权的管理中还可以考虑参加行业组织、标准制定协会等非政府机构，参与行业标准制定；亦可与其他企业一道组成知识产权联盟。

《企业知识产权管理规范》规定，企业参与标准化工作应满足下述要求：

参与或组建知识产权联盟及相关组织应满足下述要求：

企业的商标可能会被授予合作伙伴、经销商进行广告宣传及营销活动，企业在经营推广中也可能使用合作伙伴、经销商的商标，有时还可能使用到竞争对手的商标或标识。在以上活动中，应当注意：第一，对合作伙伴、经销商的许可授予审批和使用行为应当制定详细规范，避免企业的商标、品牌被滥用，影响企业的信誉和形象；第二，在涉及竞争对手时，不能存在故意贬低的比较，所引用数据也应有明确的权威机构发布的数据做支持。

《企业知识产权管理规范》提出，企业应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：

在涉及争议处理时，企业应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：

企业在处理知识产权侵权争议时，首先需要与知识产权管理部门对侵权之诉进行内部评估，包括分析相关产品和技术的特点，寻找抗辩点。同时应考虑修改产品、替换产品、购买许可等替代方案的可行性。如果需要退货，则需要充分考虑对财务记账的影响。在此过程中，企业应当与客户保持充分有效的沟通。

为指导企业有效开展专利预警工作，建立发现和规避专利侵权风险的工作机制，参见北京市知识产权局研究制订的《企业海外知识产权预警指导规程》[3]。

另外，深圳市知识产权局发布了《企业知识产权海外维权指引》，为在海外被控知识产权侵权的中国企业提供维权指引，其中包括企业知识产权海外维权指引、风险评判表、中介资源选任表、应诉分析表、抗辩理由表等。[4]